Подготовка к переносу данных

Перенос данных из "Зарплата и управление персоналом" редакции 2.5 в редакцию 3.0

Новая редакция 3.0 конфигурации "Зарплата и управление персоналом " разработана, в первую очередь, с целью поддержки в ней новых возможностей платформы "1С:Предприятие 8.3 ", таких как возможность работы через Интернет, возможность управления интерфейсом программы и другие.

При разработке новой редакции был учтен многолетний опыт использования программы. С одной стороны, оставлены многие зарекомендовавшие себя подходы к хранению учетных данных, работе с ними. С другой стороны, пересмотрены некоторые архитектурные решения, что позволило решить ряд проблем, имеющихся в редакции 2.5, и решить которые без существенной переработки было нельзя. Также в новой редакции реализован ряд дополнительных востребованных пользователями возможностей.

В связи с частичным изменением структуры конфигурации не имеется возможности выполнить простое обновление программы на новую редакцию. Такое обновление потребовало бы преобразования данных, при этом остались бы объекты для хранения данных в старом виде и появились объекты для их хранения в новом, что привело бы к "замусориванию" базы. Из этого и других соображений переход на новую редакцию с сохранением данных старой редакции, необходимых для продолжения ведения учета, реализован путем переноса (выгрузки и загрузки) этих данных.

Помощник переноса и начальной настройки

При первом запуске информационной базы, созданной с конфигурацией редакции 3.0, предлагается выполнить ее настройку посредством специального пошагового помощника. На первом его шаге необходимо указать, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5.

Рисунок 1

На следующем шаге будет определен и предложен список всех информационных баз, установленных на компьютере (т.е. тех, которые доступны в списке баз при запуске "1С:Предприятия"). Необходимо выбрать базу редакции 2.5, из которой требуется перенести данные, и ввести данные для авторизации пользователя с полными правами в ней.

Для переноса требуется, чтобы информационная база редакции 2.5 была не ниже определенного релиза (версии). Номер такого минимального необходимого релиза показывается в помощнике. Если релиз выбранной базы окажется ниже, то после запуска переноса будет выдано сообщение об ошибке.

Рисунок 2

На следующем шаге следует указать месяц, с которого учет будет вестись в новой редакции: будут перенесены данные до этого месяца (для расчета среднего заработка, взносов и НДФЛ) или по состоянию на начало этого месяца (кадровые данные).

Перенос можно производить в любой месяц года. Рекомендуется перед переносом "закрыть" определенный месяц в редакции 2.5, те произвести все начисления и выплаты. После этого выполнить перенос, и начать вести учет в редакции 3.0. При этом параллельно можно продолжить вести учет в редакции 2.5 для сравнения и оценки получаемых результатов.

Если требуется выполнить "полный" перенос данных (см. предыдущий раздел), то на этом шаге следует изменить вариант по ссылке "Настройка".
При этом варианте указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Период, до которого переносятся данные, не ограничивается. Например, если в базу редакции 2.5 уже введены данные за будущие месяцы, то они также будут перенесены.

Рисунок 3

На следующем шаге запускается непосредственно сама процедура переноса данных. Она состоит из нескольких последовательных "технических" этапов, которые выполняются автоматически. Длительность выполнения всей процедуры зависит от объема переносимых данных и может занимать несколько часов. На этапах выгрузки и загрузки данных производится дополнительная индикация хода процесса: сообщается, данные какого раздела учета сейчас обрабатываются.

Рисунок 4

На том или ином этапе могут возникать сообщения о проблемах или ошибках. Если возникнет проблема с подключением к базе редакции 2.5 или с выгрузкой данных из нее, то ее описание, причина и предполагаемый способ устранения можно просмотреть в специальном отчете, который открывается по ссылке "Информация об ошибках".

На этапе загрузки данных сообщения об ошибках, как правило, носят технический характер и препятствуют дальнейшему переносу данных. О таких ошибках необходимо сообщать в отдел технической поддержки.

После успешного завершения переноса предлагается ответить на все вопросы помощника начальной настройки, как и при начале ведения учета в программе «с нуля».

Рисунок 5

Если по какой-то причине потребуется запустить повторный перенос из той же самой информационной базы, то в его процессе нормативно-справочная и учетная информация будет сопоставлена с уже имеющейся в базе. Например, физические лица сопоставляются по ФИО и дате рождения. Благодаря этому уже перенесенные данные не будут задублированы.

Прибегнуть к повторному запуску переноса из другой базы может потребоваться, если учет по разным организациям велся в разных базах редакции 2.5, и принято решение объединить учет в одной базе редакции 3.0. Напротив, данные переносятся по всем организациям выбранной информационной базы, нет возможности перенести данные только по некоторым из них.

Запустить повторный перенос можно из раздела "Администрирование" по ссылке "Перенос данных из предыдущих программ". Ссылка доступна, если бы завершена начальная настройка программы после первого переноса.

Проверка перенесенных данных

Общие справочные данные и параметры учета

Организационная структура предприятия (список организаций) переносится в редакцию 3.0 без каких-либо изменений. Она доступна на следующем шаге помощника, а также в разделе "Настройка".

Рисунок 6

Если учет ведется по единственной организации, то при работе в редакции 3.0 (при вводе документов и т.п.), нет необходимости явно указывать в них организацию. Поле для указания организации не показывается в формах. При добавлении в программу сведений о второй организации поле автоматически начинает отображаться во всех формах, где требуется выбор организации, и становится возможным просмотреть список организаций.

Карточка организации и принцип хранения части сведений об организации претерпели некоторые изменения. Часть параметров учета, которые в редакции 2.5 доступны по ссылке "Параметры учета" рабочего стола, теперь редактируются из соответствующей закладки карточки.

Рисунок 7

Остальные параметры и настройки, общие для всех организаций, доступны на следующих шагах помощника, а также в разделе "Настройка".

Рисунок 8

Параметры и настройки претерпели изменения. В процессе переноса производится автоматическая настройка программы путем анализа переносимых данных. Например, если оплата за работу в ночные часы не использовалась, то такая возможность не будет включена в редакции 3.0. Рекомендуется ознакомиться с настройками перед началом работы и проверить, как они установились после переноса.

Структура каждой организации (список подразделений) переносится также без изменений. При этом карточка подразделения и принцип хранения части сведений о подразделении претерпели некоторые изменения.

В настройках расчета зарплаты редакции 3.0 предусмотрена новая настройка "Расчет и выплаты зарплаты выполняется по организации в целом". Если она установлена, то в документах отсутствует поле для их заполнения по указанному подразделению.

Рисунок 9

Список должностей переносится не весь. Переносятся только те должности, которые используются в переносимых кадровых данных. Другими словами, если в редакции 2.5 в справочнике присутствуют нигде не используемые должности, они перенесены не будут. Карточка должности и принцип хранения части сведений о должности претерпели некоторые изменения. Состав сведений, доступных для редактирования в карточке должности, зависит от установленных настроек программы.

Рисунок 10

В редакции 3.0 имеется возможность использовать несколько разных производственных календарей. По умолчанию используется общегосударственный календарь, праздничные дни и переносы выходных дней в котором заполнены согласно федеральному законодательству. Если в редакции 2.5 в производственном календаре устанавливались региональные праздники, то после переноса можно добавить свой региональный календарь и использовать его при заполнении графиков работы.
Графики работы сотрудников переносятся в полном составе, переносятся все их настройки. Настройки графиков претерпели изменения, их состав зависит от установленных настроек программы.

Перечень используемых в программе классификаторов (стран мира, специальностей и т.п.) не изменился. Часть классификаторов в редакции 3.0 поставляется уже полностью сформированными, без возможности редактирования. При переносе элементы таких классификаторов сопоставляются по коду. Те классификаторы, которые поставляются незаполненными, и предполагается их заполнение пользователем, заполняются при переносе только теми элементами, которые встречаются в переносимых учетных данных. Производственные календари, графики и классификаторы доступны в разделе "Настройка".

Инструкция по обновлению 1С ЗУП до редакции 3

Вся проблема перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 заключается в том, что он делается не обновлением конфигурации, а переносом данных из базы с релизом 2.5. Причем переносятся данные только для расчета среднего заработка и подачи отчетности по НДФЛ. Начисления не переносятся, только остатки по сотрудникам. Чтобы сделать перенос исторических данных, можно обратиться к .

Базу данных с релизом 3 нужно установить чистую.

После создания чистой базы появится начальная страница. Выбираем последний пункт («Перенести данные из программы 1С Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5») и нажимаем «Далее»:

Из списка выбираем ту информационную базу, из которой хотим делать перенос:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Обратите внимание, что перенос данных возможен только из релиза не ниже 2.5.87.2 . Но я бы не советовал переходить с этого релиза. У меня нормальный переход получился в сочетании таких релизов: 2.5.93.2 – 3.0.22.230 и то не с первого раза. Инструкцию по обновлению мы размещали ранее — .

На следующей странице нужно выбрать месяц начала эксплуатации:

Узнать его можно, посмотрев первый созданный документ в базе 1С ЗУП 2.5.

На следующей странице переходим непосредственно к загрузке:

Нажимаем на кнопку «Загрузить данные».

У меня сразу вышло окно с ошибкой. Ругается на какой-то файл с расширением «dll». Если это произошло, нужно закрыть окно с описанием ошибки и в окне, которое показано выше, внизу тоже будет текст с описанием ошибки и кнопка «Исправить». Причем в этом тексте может указываться другой файл, не обращаем внимания, жмем «Исправить».

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

• Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
• Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
• Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

• Мобильное приложение;
• Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
• Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
• Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
• Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
• Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
• Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
• Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
• Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

• Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
• Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

• Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
• Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
• Виды расчетов (начисления и удержания);
• Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
• Договоры ГПХ;
• Действующие отпуска по уходу за ребенком;
• Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
• Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

• Вакансии;
• Вилки окладов из штатного расписания;
• Виды расчетов с произвольными формулами;
• Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
• Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
• Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
• Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
• Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
• Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
• Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
• Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
• Данные для расчета среднего заработка;
• Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
• Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

• Прием на работу;
• Кадровый перевод;
• Увольнение;
• Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
• Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
• Исполнительный лист;
• Заявление на вычеты по НДФЛ;
• Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
• Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

• Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
• Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

• Начальная штатная расстановка;
• Задолженность по заработной плате;
• Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

• всех сотрудников;
• их должности и дату приема на работу;
• подразделения;
• текущие плановые начисления;
• количество занимаемых ставок;
• вариант расчета аванса;
• графики работы;
• а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

• Список сотрудников;
• Подразделения;
• Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

• Список сотрудников;
• Период оплаты;
• Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

• ТДК — Информация о трудовых договорах;
• РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
• РОтп — Данные об отпусках всех видов;
• ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
• ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
• ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
• НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
• ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
• СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

• ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
• РОтп — Реестр отпусков;
• ОСО — Фактические отпуска;
• ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
• НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
• ЗС — Расчеты по займам;
• ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
• ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• Подразделения;
• Графики работы;
• Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
• Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
• Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
• Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
• Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
• Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
• Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

• Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
• Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.

Здравствуйте уважаемые посетители сайта . Сегодня мы поговорим о типовом механизме переноса данных из 1С ЗУП редакции 2.5 в 1С ЗУП редакции 3.1 . Я пошагово расскажу о так называемом рекомендованном (кратком) переносе данных, покажу как он выполняется. Подробно рассмотрим документы, в которые выполняется перенос данных: такие как «Начальная штатная расстановка», «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации», «Начальная задолженность по зарплате», «Переносы данных» . Посмотрим, где находятся эти документы и структуру перенесенных данных. Также я остановлюсь на некоторых особенностях этого переноса, которые следует учесть при обработке перенесенной информации.

Сразу замечу, что в данной статье я буду рассматривать процесс переноса данных на начало года . Состав переносимых данных при переносе на середину года немного отличается и подробно я об этом рассказываю в другой публикации (доступна ). Но даже если Вы планируете делать перенос на середину года, то я рекомендую изучить сначала текущую статью, а затем публикацию про перенос данных на середину года, поскольку там я лишь дополняю сведения, изложенные здесь.

Читайте также:

Серия статей с подробным пошаговым описанием 1С ЗУП 3:

Начальная настройка программы при переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

✅

✅

✅

Ниже Вы можете посмотреть видео и прочитать статью, где я подробно разбираю эту тему, но напомню, что если Вы хотите всегда оставаться в курсе обновлений 1С ЗУП, а также узнавать различные хитрости работы с этой программой, то очень рекомендую вступить в ПРОФКЛУБ 1С ЗУП 3 . Здесь Вы сможете присутствовать на ежемесячном разборе всех изменений в 1С ЗУП 3, получать ответы на Ваши вопросы по ведению учета в течение месяца, а также получать продуктивное общение с лекторами и коллегами.

Итак, для начала пошагово разберем, как же выполняется перенос данных из одной программы в другую. При запуске новой пустой базы ЗУП редакции 3.1 нам предлагается на начальной странице программы выполнить ее настройку. Здесь мы можем выбрать необходимый нам вариант переноса данных. Т.е. мы можем либо загрузить данные из прежней программы, либо начать с «Чистого листа». Для нашего примера устанавливаем переключатель Перенести данные из программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге будет предложен список всех баз, установленных на компьютере и в нем необходимо выбрать ту информационную базу, из которой мы хотим выполнить перенос данных. У меня эта база называется ЗУП 2.5 (перенос 2). Здесь стоит сразу отметить, что база редакции 2.5 должна иметь определенный релиз. В данном случае перенос данных возможен из релиза не ниже 2.5.114.1 , о чем указано в помощнике (подробно о том, как самостоятельно обновить 1С можете почитать в статье ). У меня это соблюдено.

Если у вас в ЗУП редакции 2.5 есть, какие-то пользователи и задан для них пароль, то следует эту информацию внести в соответствующие поля. У меня пользователей в ЗУП 2.5 отдельно не создавалось, поэтому я оставляю поля пустыми. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге необходимо выбрать вариант переноса данных. Для этого перейдем по ссылке «Настройка». В открывшемся окне будут предложены два варианта переноса данных. Краткий рекомендованный вариант, который я хочу рассмотреть в этой статье, выбран в программе по умолчанию. Это вариант — Использовать новые возможности кадрового учета и начислениязарплаты . Здесь описано, что он из себя представляет. Если же Вы хотите выбрать полный вариант переноса, то это уже нужно указать самостоятельно, то есть переустановить переключатель (этот способ будет рассмотрен в отдельной статье).

Далее в специальное поле добавим месяц, с которого учет будет вестись в новой редакции. Перенос можно производить в любой месяц года, но перед этим необходимо закрыть предыдущий месяц в редакции 2.5, произвести все начисления и выплаты на дату переноса. Я в этой статье рассмотрю вариант, когда мы переносим информацию на начало года, т.е. выбираю месяц начала эксплуатации Январь 2017 . Но ещё раз оговорюсь, что возможен перенос данных и в середине года. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге, мы уже можем запустить сам процесс переноса данных. Нажимаем кнопку «Загрузить данные». Перенос информации занимает некоторое время, его длительность зависит от объема переносимых данных.

По завершению процесса переноса мы увидим соответствующую надпись – Перенос данных прошел успешно.

Проверка перенесенных данных в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» в ЗУП 3.1

Итак, первая группа документов, которая нас будет интересовать, находится в разделе меню Главное в журнале документов «».

Здесь присутствуют три типа документов:

• Начальная задолженность по зарплате;
• Начальная штатная расстановка;
• Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.

Разберем более подробно каждый из этих документов.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная штатная расстановка» ЗУП редакции 3.1

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Самым главным и основным является документ Начальная штатная расстановка, поскольку именно в него переносятся срез данных о текущих сотрудниках организации. Т.е. в этот документ переносятся на месяц начала эксплуатации (в нашем случае Январь 2017) сведения обо всех работающих сотрудниках. Данные об уволенных работниках сюда не попадают.

В табличной части этого документа представлена следующая информация: ФИО сотрудника, вид занятости, дата приема на работу, подразделение, в котором трудиться работник и занимаемая должность. Переносятся в программу также и сами элемент справочников Подразделения и Должности, посмотреть их мы сможем в разделе Настройка. В колонку «Зарплата» документа переносится информация о действующих плановых начислениях сотрудника. Здесь я хотел бы обратить Ваше внимание, что переносятся не только поставляемые (предопределенные) виды начисления, такие как Оплата по окладу , но и, например, вид начисления Премия процентом , который я создал в программе ЗУП 2.5 самостоятельно и назначил сотруднику в плановом порядке. В справочнике «Основные начисления организации» в ЗУП 2.5 первоначально такого вида начисления не было.

Такого рода плановые начисления также переносятся в программу ЗУП 3.1 и попадают в справочник Начисления.

Особенность этого переноса заключается еще и в том, что какие-то «разовые начисления », т.е. такие начисления, которые не были назначены в плановом порядке сотрудникам на момент переноса, и те, которые начислялись разово, в ЗУП 3.1 переноситься не будут. Например, в моей базе ЗУП 2.5, данные из которой переносились в ЗУП 3.1, есть сотрудник Семенов А.Б. и ему в августе 2016 года выплачивалась разовая премия в сумме 10 000 рублей. Для этой выплаты в ЗУП 2.5 был создан специальный вид начисления – Разовая премия .

Подобного рода виды начислений из справочника Основные начисления организации (ЗУП 2.5) в справочник Начисления ЗУП 3.1 не переносятся. Поэтому, если у вас есть, какие-то разовые начисления, которые вы периодически используете, то их придется создавать заново в ручную в программе ЗУП 3.1.

Также, в документ переносится информация о варианте выплаты сотрудникам аванса. В ЗУП 2.5 используются два способа выплаты аванса, это Фиксированной суммой и Расчетом за первую половину месяца . Если сотруднику была задана, какая-то фиксированная сумма выплаты аванса (в программе ЗУП 2.5, это делается, напомню, в справочнике Сотрудники), то эта же сумма перенесется в ЗУП 3.1 и автоматически будет выбран вариант выплаты «Фиксированной суммой».

Если же фиксированная сумма в 2.5 не была указана, то при переносе программа предполагает, что такому сотруднику следует установить вид аванса расчетом за первую половину месяца, который в ЗУП 3.1 и устанавливается.

Но в программе ЗУП 3.1 появился еще один способ выплаты аванса – Процентом от тарифа . В 2.5 такого варианта не было. Поэтому если вы решили использовать этот способ выплаты аванса сотруднику или нескольким сотрудникам, то можно непосредственно в документе Начальная штатная расстановка установить данный вариант и указать процент, который будет применяться с начала эксплуатации программы.

В нижней части таблицы у нас может быть не одна строка, а несколько, если остаток складывается из нескольких рабочих лет.

Довольно часто при переносе данных у клиентов я сталкиваюсь с тем, что учет остатков отпусков в ЗУП 2.5 велся не совсем корректно. Поэтому довольно удобно сразу просмотреть и поправить остатки отпусков в документе Начальная штатная расстановка .

Хочу обратить ваше внимание, у сотрудницы Семеновой Т.В.в колонке «Зарплата» плановые начисления не указаны. Дело в том, что по условию моего примера она находится в отпуске по уходу за ребенком, поэтому плановые начисления и не перенеслись, но был выполнен перенос документа Отпуск по уходу за ребенком , в который подгрузились все необходимые данные для расчета пособия. Никакой информации дополнительно здесь вручную вносить не требуется, документ полностью перенесен из программы ЗУП 2.5.

Также, стоит отметить, что после такого краткого рекомендованного переноса данных мы не увидим в ЗУП 3.1 кадровых документов, таких как прием на работу, кадровый перевод, увольнения и т.д. У нас, еще раз повторюсь, переносится срез текущих работающих сотрудников в документ «Начальная штатная расстановка», но сами кадровые документы мы в ЗУП 3.1 не увидим. Поэтому если требуется посмотреть какие-то кадровые документы или что-то распечатать, то желательно базу ЗУП 2.5 сохранить.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» ЗУП 3.1

Документ предназначен для таких ситуаций, когда сотруднику было введено и рассчитано какое-то отсутствие в месяце, в котором учет велся еще в ЗУП 2.5 и это же отсутствие продолжается в том месяце, когда учет начинаем вести уже в ЗУП 3.1. В моем примере, сотруднику Петрову С.И., в декабре 2016 г. был оформлен основной отпуск, который заканчивается 16.01.2017 г. Само начисление и выплата отпускных произведены в декабре, но отсутствовать сотрудник еще будет и в январе 2017 г. Именно для таких случаев и разработан документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» , в который подгрузились сведения об отсутствии сотрудника с даты начала эксплуатации программы, по дату окончания отпуска. В моем примере, это период с 01.01.2017 г. по 16.01.2017 г. Эта информация будет учтена при начислении зарплаты за январь.

Также при таком кратком переносе из ЗУП 2.5 переносится информация о действующих плановых удержаниях с сотрудников. Например, с Семенова А.Б. в ЗУП 2.5 удерживались алименты по исполнительному листу. При переносе в ЗУП 3.1 эти данные подгрузились в журнал Алименты и другие удержания (раздел Зарплата). Документ Исполнительный лист перенесся полностью со всеми установленными параметрами для удержания и соответственно будет учтен при начислении зарплаты в ЗУП 3.1 с момента ввода в эксплуатацию.

В программу ЗУП 3.1 перенеслись сведения и о применяемых вычетах при расчете НДФЛ, их мы можем увидеть в журнале документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы).

Теперь, после того как у нас в программу загрузились данные в выше перечисленные документы «Начальная штатная расстановка» и «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации », а также удержания по исполнительному документу и вычеты по НДФЛ мы можем попробовать рассчитать зарплату нашим сотрудникам за январь.

Создадим документ «Начисление зарплаты и взносов» за январь 2017 г. и заполним его. Итак, плановые начисления у сотрудников подгрузились в документ и зарплата рассчиталась. У сотрудника Петрова С.И. вытеснены дни нахождения в основном отпуске, зарплата начислена только за 11 дней из 17 по норме января. На закладке «Пособия» мы видим начисленное пособие по уходу за ребенком Семеновой Т.В. На закладке «Удержания» отобразилось рассчитанное удержание по исполнительному документу у Семенова А.Б. На закладке «НДФЛ» рассчитался налог и у сотрудника Петрова С.И. при этом расчете применен вычет в размере 1 400 руб.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная задолженность по зарплате» ЗУП 3.1

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Еще один документ, в который переносятся данные из ЗУП 2.5 о состоянии взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса — это «Начальная задолженность по зарплате». Доступ к нему можно получить из журнала документов «Данные на начало эксплуатации » в разделе Главное, а также он присутствует в разделе Выплаты. В моем примере, в этот документ перенесся остаток не выплаченной зарплаты за декабрь, который будет выплачен в январе.

Здесь есть одна хитрая особенность, если вы в ЗУП 2.5 уже внесли документ «Зарплата к выплате» за декабрь и провели его, то данные в ЗУП 3.1 не перенесутся. Для переноса информации о задолженности по зарплате перед сотрудниками этот документ должен быть обязательно распроведен. Учитывайте эту особенность при переносе данных.

Формирование документов в журнале «Переносы данных» в ЗУП 3.1

Далее поговорим еще об одном журнале документов, в который при переносе переезжает очень важная для будущего учета информация. Он называется «Переносы данных» и находится в разделе Администрирование .

Каждый созданный при переносе документ в этом журнале в качестве номера будет иметь определенный набор символов. В нашем примере в списке присутствуют документы со следующими номерами:

• ЗП СЗО;
• ЗП СЗФСС;

Разберем каждый из этих документов и посмотрим, какая информация в них переносится.

В документы с номером ЗП СЗО переносятся сведения об отработанном времени и заработной плате сотрудников в конкретном месяце для расчета среднего заработка при начислении отпускных, командировочных, т.е. во всех документах, где рассчитывается средний заработок (кроме среднего для начислений за счет ФСС).

На вкладке Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) отображаются суммы, начисленные сотрудникам в июле 2016 г. Таким образом, на основании именно этой информации будет рассчитываться средний заработок.

Протестируем, так ли это. Оформим отпуск сотруднику Семенову А.Б. со 2 января по 5 февраля 2017 года. И мы видим, что действительно при расчете среднего заработка сотрудника использовались данные загруженные из ЗУП 2.5 в документы с номером ЗП СЗО за период с июля по декабрь 2016 года.

Отдельно хочу обратить ваше внимание на то, что при кратком переносе данных мы не сможем сформировать зарплатные отчеты за предыдущий период. Сведения, перенесенные в выше перечисленные документы, используются только для расчета среднего заработка в документах Отпуск, Командировка, Больничный лист и т.п. Эти данные для формирования отчетов по зарплате не применяются. Т.е. если мы попробуем, например, сформировать «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчетный листок» (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате) за период до даты переноса данных в ЗУП 3, то отчеты будут пустыми. Имейте это ввиду. Сделать такие отчеты можно будет только в ЗУП 2.5, поэтому опять же повторюсь, что рекомендуется сохранить эту базу.

В документ ТДК переезжает информация о заключенных трудовых договорах с сотрудниками, которая будет использоваться для формирования личной карточки Т-2. Поскольку документ Прием на работу не переносится, а именно в нем отображаются сведения о трудовом договоре, разработчики реализовали в программе создание именно такого отдельного документа — ТДК .

В документ с номером РКД переносится информация о кадровых приказах, например, в нашем случае перенеслась информация о приемах на работу. Выше я уже говорил, о том, что при переносе данных, сами кадровые документы, такие как Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнения и т.п. не переезжают из одной программу в другую, но реестр этих документов все-таки формируется в документе Перенос данных с номером РКД . И именно на основании этих данных будет заполняться реестр приказов в карточке Т-2.

В документы с номером ИЛ переносятся сведения об удержаниях по Исполнительным листам. В моей базе ЗУП 2.5 с сентября по декабрь у сотрудника Семенова А.Б. удерживались алименты по Исполнительному листу, соответственно за каждый месяц в ЗУП 3.1 были созданы документы ИЛ с указанием удержанных сумм. Эта информация необходима и применяется в том случае, если условия в Исполнительном листе поменяются и в нем будет установлен флажок Прекратить удержание по достижению предела с указанием суммы.

Отдельно стоит отметить, что в журнал «Переносы данных» также могут загружаться данные учета НДФЛ и страховых взносов за текущий год. В моем примере таких сведений нет, т.к. перенос осуществлялся на 01.01.2017 г. Но если бы мы переносили информацию, например, на 01.04.2017 года, то тогда в журнал «Переносы данных» переехали бы данные о доходах сотрудников, а также исчисленный НДФЛ и страховые взносы, за период, начиная с января по март 2017 г.

Таким образом перенос данных можно выполнять в любой период, не обязательно с начала года. Вся необходимая информация для формирования регламентированной отчетности будет перенесена. Подробно этот вариант переноса я рассматриваю в статье .

На сегодня у меня все. Подписывайтесь на обновления блога. Всего доброго!